内部統制システム

更新日: 2018年8月10日

内部統制システム

内部統制システムの整備

当社は、取締役会で決議した「内部統制システムの整備の基本方針」に基づいて、コンプライアンス体制、情報保存管理体制、リスク管理体制、効率的職務執行体制、グループ会社管理体制、監査に係る体制等を包括的に整備し、その強化に努めております。

内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況

当社は、自らの企業経営を規律する内部統制システムを確立することにより、コーポレート・ガバナンスを充実させ、企業としての社会的責任をより強く果たすとともに、企業価値の一層の向上をはかることといたします。
このため当社は、会社法に基づき、「会社経営の健全性の確保」を具体化するため、「内部統制システムの整備の基本方針」を取締役会で決議しております。

内部統制システムの体制等

1. 取締役、執行役員・技術役員及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  • (1)当社グループは、コンプライアンスに係わる管理体制を設け、グループ会社の取締役、執行役員・技術役員及び使用人が法令・定款及び当社の社是を遵守した行動をとるため、『ミネベアミツミグループ行動規範』(以下、「行動規範」という。)、『ミネベアミツミグループ役員・従業員行動指針』(以下、「行動指針」という。)及び『コンプライアンス管理規程』(以下、「管理規程」という。)を定めます。
  • (2)「行動規範」及び「行動指針」においては、労働、安全衛生、環境保全、倫理的経営について遵守すべき具体的指針及び基準を定めており、また、その徹底をはかるため、コンプライアンス委員会を設置して、当社グループのコンプライアンスの取り組みを横断的に統括するとともに、同委員会を中心に役職員教育等を行います。「管理規程」においては、当社グループにおけるコンプライアンスの基本方針、組織体制及び運営などの基本事項を定め、コンプライアンス体制の整備及びコンプライアンスに関する各種施策を適宜適切に実施いたします。
  • (3)当社グループは、社会秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力・団体とは、一切の関係を持たないとともに、不当な要求に対しても妥協せず、警察や弁護士等の外部専門機関と連携し、毅然とした態度で対処いたします。また、その徹底をはかるため「行動規範」及び「行動指針」にもその旨を明記いたします。
  • (4)コンプライアンス委員会の活動は定期的に、または必要に応じ取締役会に報告いたします。
  • (5)当社は、取締役の職務執行の適法性を確保するための牽制機能を持たせるため、取締役会に社外取締役を設置いたします。

2. 取締役及び執行役員・技術役員の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  • (1)当社グループは、『ミネベアミツミグループ文書管理規程』を定め、これにより文書(電磁的記録を含むものとします。)を関連資料とともに保管いたします。
  • (2)文書の保管期間及び保管場所は、法令に別段の定めがない限り、同規程に従います。なお、取締役または監査役から閲覧の要請があった場合、2日以内に本社において閲覧が可能である方法で保管いたします。

3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  • (1)当社グループは、リスク管理を体系的に定める『ミネベアミツミグループリスク管理基本規程』を制定し、当社グループにおけるリスク管理の最高責任者を代表取締役社長執行役員とするとともに、その直属の組織としてリスク管理委員会を設置いたします。
  • (2)同規程に基づき、個々のリスクに対応する組織等で継続的に監視するほか、あらかじめ具体的なリスクを想定・分類して、有事の際の迅速かつ適切な情報伝達と緊急体制を整備いたします。
  • (3)リスク管理委員会は、定期的に上記の体制整備の進捗状況をレビューするとともに、具体的な個別事案の検証を行い、その結果を含めリスク管理に関する事項を定期的に、または必要に応じ取締役会に報告いたします。

4. 取締役及び執行役員・技術役員の職務の執行が効率的に行われていることを確保するための体制

  • (1)当社は、取締役を12名以内とすることにより、迅速で戦略性の高い経営判断を行うと同時に、執行役員制度導入により業務執行について、取締役から執行役員へ大幅な権限委譲を実施し、経営監督機能と業務執行機能の役割を明確にして、業務執行のスピードアップをはかります。
  • (2)当社グループは、取締役、執行役員・技術役員及び使用人が共有する全社的な目標を定め、この浸透をはかるとともに、この目標達成に向けて、各本部、部門及び事業部が実施すべき具体的な目標及び効率的な達成の方法を各本部長・部門担当及び事業部長が定めます。その上でITを活用したシステムにより、その結果を迅速にデータ化し、各本部、部門及び事業部と経営管理担当部署とが分析した結果を取締役会が定期的にレビューし、効率化を阻害する要因を排除・低減する等の改善を促すことにより、目標達成の確度を高め、全社的な業務の効率化を実現するシステムを構築いたします。

5. 当社及び子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制

  • (1)当社の本部、部門及び事業部組織が、グループ会社の事業運営上の業務を適宜適切に指導いたします。
  • (2)当社グループに共通の「行動規範」及び「行動指針」を制定し、グループ会社の役職員一体となった遵法意識の醸成をはかります。
  • (3)当社グループに共通の『グループ会社管理規程』を制定し、当社の日本国内及び海外におけるグループ会社に対する管理基準及び管理手続きを定め、当社及びグループ会社からなる企業集団としての事業発展、コーポレート・ガバナンス体制の強化及び企業価値の向上をはかります。
  • (4)監査役がグループ会社の内部統制体制に関して実施する監査の実効を高めるため、監査役への協力体制を整えます。
  • (5)グループ会社ごとに数値目標を設定し、数値目標の達成を定期的にレビューし、その結果をフィードバックしていきます。
  • (6)内部監査室は、グループ会社に定期的な監査を実施いたします。

6. 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及び当該使用人の取締役からの独立性に関する事項

  • (1)補助使用人を置く必要がある場合には、適正に人員を配置し、監査業務を補助いたします。
  • (2)監査役の職務の補助業務を担当する使用人が、その業務に関して監査役から指示を受けたときは、専らその指揮命令に従う体制を整備いたします。
  • (3)補助使用人の監査業務補助は監査役の指揮・命令により行われます。
  • (4)補助使用人の人事異動・人事評価については監査役会の意見を尊重いたします。

7. 取締役、執行役員・技術役員及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制

  • (1)取締役は、次に定める事項を監査役会に報告いたします。
上席執行役員会議で協議された事項
会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項
毎月の経営状況として重要な事項
内部監査状況及びリスク管理に関する重要な事項
重大な法令・定款違反
コンプライアンスホットラインの通報状況及び内容
その他コンプライアンス上重要な事項
取締役または執行役員・技術役員が決裁した稟議事項
取締役または執行役員・技術役員が決裁した契約事項
訴訟に関する事項
  • (2)執行役員・技術役員は、前(1)ロないしホに関する事項を監査役会に直接報告することができます。また使用人は、前(1)ロ及びホに関する重大な事実を発見した場合は、監査役会に直接報告することができます。
  • (3)グループ会社の取締役、監査役、業務を執行する社員及び使用人またはこれらの者から報告を受けた者が、前(1)ロないしホに関する事項を監査役会に直接報告することができます。
  • (4)当社及びグループ会社の役職員が上記各項に係る通報をしたことを理由として、不利益な取り扱いを受けないものといたします。

8. その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  • (1)監査役に対して、取締役、執行役員・技術役員及び重要な使用人からヒヤリングを実施する機会を与えるとともに、代表取締役社長執行役員、会計監査人とそれぞれ定期的に意見交換会を開催いたします。
  • (2)内部監査室は、監査役会との協議により監査役の要望した事項の内部監査を実施し、その結果を監査役会に報告いたします。
  • (3)監査役の職務の執行について生ずる費用については、原則として監査役会の立案した年間予算に基づき費用処理するものといたします。やむをえず、監査役がその職務の執行について必要な費用の前払い等の請求をしたときは、速やかに当該費用または債務を処理するものといたします。

内部統制システムの運用状況の概要

「内部統制システムの整備の基本方針」に基づき、次のとおり運用しております。

コンプライアンス体制 独立社外取締役1名も出席するコンプライアンス委員会を開催し、コンプライアンスに関する各種施策を検討して取締役会に報告しております。また、社内担当部署及び社外委託会社が窓口となったコンプライアンス相談窓口を設置し、提供された情報は監査役にも通知されることとしております。
当事業年度(2017年度)は、営業職向け独占禁止法セミナー、新入社員・キャリア入社者向けコンプライアンス基礎セミナー等の研修・教育を実施したほか、海外主要拠点であるタイにおいてもコンプライアンスに係る研修を実施いたしました。
コンプライアンスの浸透度を測るための「コンプライアンス従業員意識調査」も実施しており、引き続きコンプライアンス意識の向上に努めております。
情報保存管理体制 「ミネベアミツミグループ文書管理規程」に基づき、重要な会議の議事録、各種決裁書類及び計算書類等を適切に保管しております。
リスク管理体制 危機管理委員会により、当社グループ内のリスク管理体制の整備を行うとともに、主要生産拠点において危機が発生した場合の復旧活動を定めたBCP(事業継続計画)策定を推進しております。
当事業年度(2017年度)は、危機管理委員会を開催し、グループの危機管理体制のさらなる拡充・強化に向け検討を行いました。
この検討結果を取締役会に付議し、危機管理委員会をリスク管理委員会に改組するとともに、本社の取締役を中心にグループ各地域・拠点にリスク管理責任者等を配置する体制に変更することとしております。グループの拡大とともにより多様化するリスクに備えるため、拠点毎にリスクを調査・把握し、各拠点の特性に応じた未然予防や抑制活動の実効的な推進に努めてまいります。
効率的職務執行体制 「取締役会規則」等に基づき、取締役会において必要な決議を行うとともに、執行役員制度により、執行役員に大幅な権限移譲を行い、効率的な職務執行に努めております。
取締役会は、会社の目指すところを社是として掲げ、中期事業計画及び年度の事業計画を定め、戦略的な方向付けを実施しております。計画の検討にあたっては、全ての取締役、監査役、執行役員・技術役員及び事業部長等が参加する事業計画検討会議及び上半期終了前後に開催する計画の達成状況の確認と今後の検討を行う事業部門会議等により、建設的な議論を行っております。これらの会議の結果を踏まえ、社長執行役員の諮問機関である上席執行役員会議での議論を経て、取締役会において議論を行い、重要な業務執行の決定を行っております。
また、計画の進捗状況については、四半期ごとに取締役会で報告が行われ、モニタリングを行っております。
グループ会社管理体制 グループ会社の事業運営にあたっては、当社の各本部、部門及び事業部が適切に指導を行っております。
また、「グループ会社管理規程」に基づき、グループ会社の管理運営が行われております。
監査役監査、内部監査を通じ、その運用状況の確認を行っております。特に重要な拠点については、定期的な監査を実施しております。
監査体制関連事項 監査役は、取締役会その他重要会議への出席や、当社取締役、執行役員・技術役員等との面談及び重要な決裁書類の閲覧を行うとともに、国内及び海外のグループ会社を往査し、グループ会社の取締役をはじめとする関係者の面談を実施しております。
監査役は、内部監査室と定期的な打合せを行い、内部監査の年間計画及びその目的等を聴取し、内部監査の結果報告を全て受けております。監査の実施にあたっては、監査のポイント等を事前に協議し、必要に応じて内部監査に同行し立ち会っております。
監査役は、代表取締役社長執行役員と定期的に面談を行うとともに、会計監査人とも定期的会合を開催し、監査体制、監査計画の確認、監査実施状況等の説明を受け、意見の交換等を行っております。さらに、社外取締役との連絡会を設置し、定期的に意見交換を行っております。
監査役室には専任の補助使用人をおき、補助使用人に対する指揮命令、人事評価は、監査役が行っております。
年間予算の計上は監査役会が行い、その年間予算に基づき費用処理しております。

反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその整備状況

近年、暴力団をはじめとする反社会的勢力は、さまざまな形態、手段をとって活動の不透明化を進展させ、資金獲得の手段を巧妙化させています。反社会的勢力を排除していくことは、社会の治安対策上も必要ですが、企業にとっても、社会的責任、コンプライアンス、リスク管理の観点から必要かつ重要なことであります。
当社及び当社グループは、『ミネベアミツミグループ行動規範』に、「当社グループは、社会秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力とは、一切の関係を持たないとともに、不当な要求に対しても妥協せず、警察や弁護士等の外部専門機関と連携し、毅然とした態度で対処する。」と定め、『ミネベアミツミグループ役員・従業員行動指針』に、「私たちは、市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力・団体に対しては、毅然とした態度で臨み、一切の関係を断絶します。」と定めており、これらを周知徹底するとともに、担当者や担当部署任せとならないよう、反社会的勢力対応部署を定め、対応しております。
そして、社内・グループ内に「反社会的勢力による被害を防止するための取り組み」を通達して周知徹底させ、グループ全体でこれらの勢力との関係を遮断するとともに、当社グループの取引先企業に対しても、取引基本契約を締結するに際し、反社会的勢力排除の条項を盛り込むなど当社の取り組みを理解いただき、反社会的勢力との関係の遮断について協力を求めております。

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